Junior Functioneel Beheerder

Wij zijn Akkodis Academy en wij helpen jou de ultieme kickstart van je carrière, binnen de publieke sector, te maken! Wil jij als professional ervaring opdoen die de basis legt voor de rest van jouw veelbelovende carrière? Ben jij op zoek naar een baan die zowel professionele als persoonlijke voldoening geeft? Wij zijn namelijk op zoek naar gemotiveerde toppers die zich willen gaan inzetten en zich willen gaan ontwikkelen binnen de Universiteit Utrecht. In deze functie ga jij ervoor zorgen dat alle gebruikers van de Universiteit Utrecht zo goed mogelijk hun werk kunnen doen in de door jouw beheerde applicaties. Hier kan jij jouw proactieve en nieuwsgierige houding volop gebruiken!

Wat ga je doen als Junior Functioneel Beheerder?

De Universiteit Utrecht is een internationaal vooraanstaande researchuniversiteit waar studenten, medewerkers en toponderzoekers samen werken aan een betere wereld. De Universiteit biedt 58 bacheloropleidingen en 161 masterprogramma’s aan. Kenmerkende eigenschappen van het Utrechtse Onderwijs zijn innovatief, van hoge kwaliteit en duurzaamheid. Daarmee bundelen ze hun krachten door complexe vraagstukken te onderzoeken. Er gebeurt op dit moment veel met betrekking tot de verschillende systemen binnen de Universiteit Utrecht. Van deze unieke Universiteit kun jij als Junior Functioneel Beheerder onderdeel worden!

Als Junior Functioneel Beheerder kom je te werken op de afdeling ‘Administration Services’. Deze afdeling, bestaande uit 20 medewerkers, is onderdeel van ITS; het IT-centrum van de Universiteit Utrecht. De afdeling Administration Services bestaat uit 4 teams, dit zijn: Financieel, Logistiek, HR en Technisch Applicatie Beheer. Jij krijgt de kans om binnen ieder team ongeveer 3 maanden mee te draaien zodat jij de teams en hun werkprocessen goed leert kennen! Daarin ben jij verantwoordelijk voor het Functioneel Beheer. Na ongeveer 1 jaar maak je een keuze met welk team je het meeste affiniteit hebt zodat je binnen dit desbetreffende team de verdieping kan gaan maken.

In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en draag je bij aan de ondersteuning. De servicedesk lost eerstelijns vragen op omtrent applicaties en diverse vraagstukken. Dit gaat onder andere over het ondersteunen van de administratieve processen van de Universiteit. Zodra zij deze vragen niet kunnen oplossen, zetten zij dit door naar jouw team (tweede lijn) waarbij jij gaat helpen bij het oplossen van incidenten en het beantwoorden van gebruikersvragen. Je bent dé verbindende factor tussen enerzijds de eindgebruikers en anderzijds de functionele IT-oplossingen en hét aanspreekpunt voor de servicedesk en de business.

Daarnaast ga je meehelpen om zelfstandig projecten te kunnen draaien. Denk hierbij aan verlofwijzigingen welke in het systeem moet worden aangepast, het inrichten van een onboarding tool, het maken van een roosterplanning voor de faculteit Diergeneeskunde, het uitbreiden van een chatbot en de vervanging van het gehele ERP-landschap. Met jouw sociale skills vind je het leuk om veel te communiceren met de servicedesk, eindgebruikers en leveranciers. Door jouw enthousiasme zorg je ervoor dat medewerkers de nieuwe technologie omarmen. Hierin ben je echt de spin in het web en kun je jouw affiniteit met digitalisering en automatisering inzetten!

Klinkt leuk hè, maar hoe ziet je dag er dan uit?

Je bent inmiddels al een tijdje aan het werk als Junior Functioneel Beheerder bij de Universiteit Utrecht en je hebt al ontzettend veel geleerd! Je hebt je in je eerste weken met name gefocust op het leren

kennen van je gebruikers en hun werkprocessen. Daarnaast heb je meegelopen binnen de 4 teams en heb je kennis opgedaan van diverse systemen zoals SAP, het Document Management Systeem en TOPdesk (servicemanagementplatform) en kun je deze plaatsen in de context. Deze applicaties zijn cruciaal voor de Universiteit Utrecht. Het geeft jou dan ook energie om deze applicaties en de werkprocessen van de gebruikers, steeds beter te leren begrijpen!

Je begint de dag met het opstarten van je mail en TOPdesk, hierin staan alle binnengekomen incidenten waar je mee aan de slag gaat. Je merkt in jouw contact met de gebruikers dat er nog wat onduidelijkheid speelt rondom een aanpassing in de CAO aangaande bijvoorbeeld verlofaanvragen. Het lukt ze niet om de verlofaanvragen goed door te voeren in het systeem. Hier help jij hen graag verder mee! Door middel van het gesprek aan te gaan met de gebruikers onderzoek je waar de onduidelijkheden vandaan komen en los je deze op. Daarnaast achterhaal je gelijk de wensen die zij hebben ter verbetering, zodat je deze kan aanpassen of doorzet naar een externe partij. Jouw communicatievaardigheden komen hier goed van pas!

Een andere activiteit die je vandaag op je lijstje hebt staan is het verder werken aan een project waar je bij betrokken bent. Dit betreft het inrichten van een nieuwe Onboarding Tool over hoe online processen vorm te gaan geven. Proactief als je bent ga jij alvast via verschillende bronnen informatie verzamelen en maak je een plan hoe je deze processen opnieuw wil gaan inrichten. Dit bespreek je vervolgens met je manager en je collega’s. Na afloop van dit project presenteer jij jouw project aan de rest van het team. Je kijkt trots terug op wat jij hebt neergezet en hier haal jij energie uit! Tevreden sluit je je laptop aan het einde van de dag af en klets je nog even na met je collega’s. Gezellig!

Wat bieden wij jou?

• Een leerzame functie binnen de Universiteit Utrecht
• Investeringen in jouw groei door middel van een maatwerktraject in Functioneel Beheer inclusief gecertificeerde trainingen, cursussen én interne begeleiding
• Een persoonlijk ontwikkeltraject waar je samen met andere trainees aan deelneemt
• Je komt te werken in een omgeving waar je de kans krijgt om je te specialiseren in procesoptimalisatie en projectondersteuning binnen de Universiteit Utrecht
• Een dynamische, informele organisatie waar veel ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden in de toekomst voor je in het verschiet liggen
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, een bijpassend salaris, laptop en telefoon

Wat vragen wij van jou?

• Het allerbelangrijkste is dat je enthousiast bent en in het bezit bent van een diploma op HBO/WO niveau
• Specifieke inhoudelijke vakkennis vinden we waardevol, maar is niet noodzakelijk, dus laat je hier niet door tegen houden als je dit nog niet bezit. Wij gaan jou namelijk nog heel veel leren!
• Je bent proactief van aard, kritisch, nieuwsgierig en wil alles weten over de vraag achter de vraag of de oorzaak van een probleem.
• Je vindt het leuk om samen te werken en je bent initiatiefrijk en resultaatgericht
• Je denkt in oplossingen, je bent analytisch, conceptueel sterk en je brengt structuur aan in complexe vraagstukken.

En nu… Solliciteren!

Laat het weten en dan nemen we z.s.m. contact met je op! Wil je eerst nog meer informatie? Geen probleem, neem dan contact op met Mijke. Voel je vrij om te bellen of te appen naar 06-43209742. Mailen mag ook, dit kan naar mijke.heunen@akkodisgroup.com Weet jij ons te overtuigen van je enthousiasme dan nodigen we je graag uit voor een (digitale) kop koffie!