Service Manager Procurement

We zijn op zoek naar een Service Manager Procurement om ons Akkodis Purchase team aan te sturen, werkzaam op locatie bij de European Space Agency in Noordwijk, Nederland.

Specifieke taken:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de klant, de European Space Agency (ESA), aangezien het inkoopteam een service van Akkodis is, in overeenstemming met de vooraf vastgestelde Service Level Agreement;
• Rapportage op kwartaalbasis en indien nodig dagelijks aan de klant;
• Leiding geven aan het Purchase Office team om de dienstverlening aan ESA te waarborgen volgens de verplichtingen in de Service Level Agreement en goede praktijken in openbare aanbestedingen;
• Beoordelen, analyseren, goedkeuren, afwijzen of verduidelijkingen vragen met betrekking tot interne inkoopverzoeken en wijzigingen in PO's ontvangen in het ESA elektronisch inkoopinstrument (esa-p). Overleggen met ESA-initiators om de relevante eisen duidelijk te definiëren;
• Evalueren en beslissen of een activiteit als PO of als Contract moet worden geplaatst. De rechtvaardiging van een dergelijke beslissing moet worden gecommuniceerd naar de ESA-initiators;
• Distribueren van ontvangen inkoopacties naar het team;
• Initiëren, onderhandelen en ervoor zorgen dat langetermijnovereenkomsten ("Framework Agreements") worden ontwikkeld, geïmplementeerd en beheerd met leveranciers, waarbij het ESA General Procurement department op de hoogte wordt gehouden, evenals andere Procurement Officers die werken op andere ESA-sites;
• Direct uitvoeren (tot 50% van de tijd) en/of ondersteuning/advies geven aan kopers bij complexe/hoogrisico-inkoopactiviteiten;
• Zorgen voor een versnelde uitvoering van aankopen bij hoge risico's;
• Voortdurend analyseren van alle activiteiten en processen met als doel de efficiëntie te verbeteren door opties voor verbetering van deze processen, werkmethodologieën en het inkoopbeleid te onderzoeken en voor te stellen;
• Afhandelen en opvolgen van klachten van initiatiefnemers en leveranciers, waarbij het ESA General Procurement department wordt geïnformeerd indien escalatie nodig is;
• Rapportage van eventuele non-conformiteit met ESA-toepasselijke regels en voorschriften aan de Agency Technical Representative en diens plaatsvervanger;
• Ervoor zorgen dat het risiconiveau bij de aankoop van goederen en diensten voor ESA zo laag mogelijk is;
• Voortdurend streven naar verdere ontwikkeling van het inkoopkantoor en streven naar toegevoegde waarde voor de ESA-service.

Hoofdactiviteiten en verantwoordelijkheden van het inkoopteam:

• Tijdig uitvoeren van alle inkoopverzoeken, met de verzekering dat de relevante ESA-procedures en regels zijn gevolgd, goedkeuringen zijn ontvangen en dat de gerechtvaardigde behoeften van de initiator bevredigend zijn vervuld;
• Onderhandelen met leveranciers om de meest gunstige voorwaarden voor de Agency te bereiken, rekening houdend met de kwaliteit, de normen die door de Agency moeten worden gehandhaafd en de hele levenscyclus van de te kopen goederen;
• Tijdig, effectief en professioneel communiceren;
• Initieel reageren, op tijd, op ontvangen vragen;
• Assisteren van ESA-initiatiefnemers bij het definiëren van de inkoopvereisten;
• Coördineren met ESA-initiatiefnemers om ervoor te zorgen dat hun eisen worden vervuld terwijl wordt voldaan aan ESA-regels en -voorschriften;
• Voor alle inkoopverzoeken ervoor zorgen dat alle ondersteunende documenten die vereist zijn volgens ESA-regels, voorschriften en procedures zijn bijgevoegd in esa-p voor traceerbaarheidsdoeleinden;
• In geval van concurrentie zal de Service Provider de meest geschikte evaluatiemethode selecteren en implementeren in overeenstemming met de richtlijnen van de klant (PO Manual);
• Het verwerken, onderhandelen tot de definitieve opstelling van alle inkooporders op een autonome en professionele manier. Ervoor zorgen dat algemeen aanvaarde ethische regels met betrekking tot vertrouwelijkheid, loyaliteit en onpartijdigheid worden nageleefd, met het oog op het onderhouden van een objectieve en vruchtbare relatie met ESA-vertegenwoordigers, klanten en leveranciers;
• Elektronisch versturen van ondertekende inkooporders naar leveranciers;
• Verantwoordelijkheid voor het bijhouden en archiveren van alle documentatie en informatie met betrekking tot elke inkooporder;
• Bijhouden, onderhouden en bijwerken van een database met de status van inkooporders;
• Registreren, op het gedeelde e-mailaccount en in een inventarissysteem, gegevens en correspondentie met betrekking tot inkooporders en raamovereenkomsten;
• Bijvoegen in esa-p van de ondertekende/tegenondertekende exemplaren van alle inkooporders;
• Opslaan in een elektronisch bestand van de ondertekende evaluatierapporten, ontvangen voorstellen en alle relevante correspondentie;
• Gedurende een minimale periode van 6 maanden alle ontvangen voorstellen van niet-geselecteerde bieders archiveren.

Welkom bij Akkodis

Akkodis heeft met trots decennialang de Aerospace & Defence industrie in Nederland ondersteund. Onze samenwerking met de European Space Agency (ESA) is een van de vele succesverhalen die onze mensen hebben geholpen om een mooie vervolgstap in hun carrière te vinden. Akkodis-experts dragen bij aan enkele van de belangrijkste technologische vooruitgangen in de Aerospace en Defence, die van invloed zijn op de manier waarop we vandaag de dag leven, door gespecialiseerde technische expertise en andere vereiste vaardigheden. Dit zou jouw toekomst kunnen zijn. Word deel van ons succesvolle team!

Naast technische expertise ondersteunt Akkodis onze klanten ook met andere diverse activiteiten. Een van die activiteiten is het dagelijks beheer van het ESA Purchase kantoor als uitbestede functie, werkzaam binnen en rapporterend aan het ESA General Procurement department.

Kandidaat Profiel

Om de bovengenoemde taken succesvol uit te voeren, is de volgende achtergrond / ervaring vereist:

• Masterdiploma in Inkoop, Supply Chain Management of Bedrijfskunde. Andere vergelijkbare kwalificaties zullen worden overwogen;
• Inkoopcertificeringen zoals Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS), NEVI-1 of inkooppraktijk-A (INKOOPACADEMIE) of een vergelijkbare kwalificatie zijn wenselijk;
• We zoeken een senior kandidaat met ongeveer 10 jaar relevante werkervaring, inclusief enkele jaren leidinggevende ervaring in een inkoopteam bij voorkeur binnen een internationale omgeving of complexe organisatie;
• Goede kennis van (publieke) inkoop, onderhandeling, commercieel inzicht en kostenanalyse;
• Vaardig in computergebruik, met geavanceerde Excel-vaardigheden;
• Bekendheid met SAP zou nuttig zijn;
• Vloeiende kennis van de Nederlandse en Engelse taal. Kennis van de Franse taal is een pluspunt.

Stuur je CV zo snel mogelijk naar recruitmentaerospace@akkodisgroup.com